bagaimana ERP dapat menjadi alat dalam realisasi kolaborasi manufaktur

Hai kawan, kali ini mazuqon ingin berbagi soal seputar penjelasan ERP (enterprise Resource Planning). Waktu itu mazuqon sedang mengikuti perkuliahan ERP, diberi soal tentang bagaimana ERP dapat menjadi alat dalam realisasi kolaborasi manufaktur mulai dari perancangan produk, perencanaan produksi, hubungan dengan pemasok material/part, sampai dengan distribusi kepada konsumen yang melibatkan berbagai vendor.

Nah melihat pertanyaan itu, mazuqon akanmencoba menjawabnya dengan pemahaman sendiri mengenai ERP. Dan mohon maaf dan mohon koreksiannya jika ada hal yang dirasa kurang atau dianggap salah.

Jadi, ERP yang kita kenal selama ini adalah merupakan suatu proses perencanaan bisnis yang terintegrasi disertai dengan eksekusinya yang berguna mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu. Proses perencanaan sumber daya manufakturing (MRP II) yang mencakup: perencanaan produksi, perencanaan kapasitas (rough-cut capacity planning), penjadualan produksi induk (MPS), perencanaan kebutuhan material (MRP), pembelian, manajemen persediaan, pengendalian aktivitas.

Fungsi-fungsi perusahaan yang hams dilibatkan dalam suatu proses ERP adalah: perencanaan bisnis (visi, misi, dan perencanaan strategik), peramalan, proses MRPII (master planning, perencanaan produksi, pembelian, manajemen persediaan, pengendalian aktivitas, dan pengukuran kinerja manufakturing), finansial (payrol, penetapan biaya produksi, hutang, piutang, harta tetap, general ledger), sumber daya manusia, sistem informasi, rekayasa, pabrik dan peralatan, dan lain-lain. MRP II atau perencanaan sumber daya manufakturing (Manufacturing Resource Planning) merupakan pusat dari ERP. Sebelum memahami tentang proses ERP perlu dijelaskan secara singkat tentang proses MRP II, karena MRP II merupakan bagian kunci dari ERP. Juga penting untuk dipahami bahwa ukuran-ukuran kinerja (performance measures) dari MRP II hams digunakan untuk aktivitas perencanaan bisnis dalam system ERP.

Peramalan dalam proses ERP mengikuti perencanaan bisnis. Aktivitas peramalan merupakan suatu fungsi bisnis yang berusaha memperkirakan penjualan dan penggunaan produk sehingga produk-produk itu dapat dibuat dalam kuantitas yang tepat. Dengan demikian peramalan merupakan suatu dugaan terhadap permintaan yang akan datang berdasarkan pada beberapa variabel peramal, sering berdasarkan data deret waktu historis.

Peramalan menerima informasi dari perencanaan bisnis dan analisis penjualan, yang selanjutnya memberikan informasi kepada perencanaan produksi dan perencanaan keuangan. Perencanaan sumber daya manufakturing (MRP II) merupakan bagian inti dari sistem ERP.

MRP II menerima informasi dari peramalan (forecasting), pemasukan pesanan (order entry), rekayasa (engineering) dan plant & equipment. Selanjutnya MRP I memberikan informasi kepada hutnag (accounts payable), piutang (accounts receivable) pengiriman (shipping), perencanaan bisnis dan fungsi-fungsi lain dari perusahaan. Ukuran-ukuran kinerja dari MRP II yang dipadukan dengan ukuran-ukuran kinerja ERP harus digunakan dalam aktifitas bisnis.

Akuntansi dan keuangan juga merupakan bagian inti dari sistem ERP. Fungsi-fungsi seperti payrol, product costing, hutang (accounts payable), piutang (accounts receivable), harta tetap (fixed assets), dan general ledgerberperanan penting dalam perencanaan keuangan guna mendukung sistem ERP. Payrol melakukan pembayaran untuk tenaga kerja langsung dan tidak langsung, di mana informasi ini diterima dari shop floor reporting,kemudian informasi itu diberikan kepada product costing dan general ledger. Product costing mencatat dan melaporkan biaya-biaya tenaga kerja, material, dan overhead yang terkait dengan pembuatan produk. Informasi ini diterima dari payrol dan shop floor reporting, yang selanjutnya informasi itu diberikan kepada general ledger.Hutang (accounts payable) mencatat dan melaporkan hutang perusahaan, di mana informasi ini diterima dari bagian pembelian dan selanjutnya memberikan informasi itu kepada product costing dan general ledger. Piutang(accounts receivable) mencatat dan melaporkan piutang perusahaan, di mana informasi ini diperoleh dari sales order processing and shipping, dan selanjutnya memberikan informasi itu kepada sales analysis/reporting, customer service, dan general ledger. Harta tetap (fixed assets) mencatat dan melaporkan harta perusahaan seperti bangunan, mesin dan peralatan, kendaraan, komputer, dan lain-lain, di mana informasi ini biasanya diperoleh dari bagian pembelian, serta informasi itu diberikan kepada general ledger.

Perencanaan kebutuhan tooling (alat-alat seperti pisau, obeng, kunci-kunci, dl) untuk produksi juga merupakan komponen dari sistem ERP. Banyak perusahaan manufaktur yang melakukan perencanaan material secara baik, namun sedikit atau tidak ada yang melakukan perencanaan tooling berkaitan dengan jenis dan jumlah alat-alat yang dibutuhkan. Jenis alat-alat untuk menjalankan produksi termasuk masa pakai dari alat itu dicatat dalam Routing pada operasi di mana alat itu dibutuhkan.

Persediaan dan lokasi penyimpanan dari alat-alat hams dipelihara atau dijaga dengan baik. ERP akan memberikan informasi berupa time-phased Net Tooling Requirements reporting, serupa dengan materials requirements reporting. Komponen tooling dari ERP menerima informasi dari MPS, manajemen persediaan, dan harta tetap, yang selanjutnya memberikan informasi kepadaproduction scheduling, pembelian, dan general ledger.

Pemeliharaan dari plant & equipment juga merupakan komponen dari ERP. Dalam sistem ERP, Plant and equipment maintenance menerima informasi dari production scheduling, manajemen persediaan, pembelian, danaccounts payable, serta memberikan informasi kepada payrol, harta tetap, dan general ledger. Rekayasa(engineering) juga merupakan komponen dari ERP. Informasi tentang rekayasa disimpan melalui bills of material(BOM) dan routings. Engineering changes dikoordinasikan dengan material dan manufakturing, yang dikendalikan oleh suatu Engineering Change Notice (ECN) number, date, and/or product serial number. Engineering memberikan informasi kepada routings, bils of material (BOM), pembelian, dan product costing.

Berdasarkan penjelasan tentang mekanisme kerja dari ERP di atas, tampak bahwa banyak informasi yang saling berhubungan yang dapat direalisasikan dalam kolaborasi manufaktur. dintegrasikan melalui ERP. Dengan demikian sistem ERP yang baik akan memberikan informasi komprehensif dan terintegrasi yang berguna untuk komunikasi di antara orang-orang dalam sistem manufaktur itu, serta memudahkan manajemen industri manufaktur untuk mengambil tindakan atau membuat keputusan tepat waktu dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Melalui komunikasi yang baik juga akan meningkatkan keharmonisan kerjasama antar-departemen dalam perusahaan manufaktur itu.